10 consejos para una transformación exitosa del lugar de trabajo

La respuesta a la pregunta anterior en la mayoría de los casos es «ninguna». Durante las transformaciones en el lugar de trabajo, tanto la tecnología como la cultura van de la mano. La tecnología por sí sola no puede crear un buen cambio en una organización. Para continuar con un cambio exitoso, debe haber un objetivo subyacente dentro de la organización a través del cual la organización quiera cambiar libremente por su propia voluntad. Al mismo tiempo, los cambios tecnológicos son importantes en muchos casos, porque estos cambios pueden optimizar los hábitos ‘no productivos’ de una organización. Por esta razón, la siguiente regla se aplica a Microsoft y sus socios (incluido MNI): la tecnología y la cultura corporativa van de la mano.

En el blog a continuación, compartimos diez consejos de Microsoft que también pueden aplicarse a su empresa y a posibles cambios futuros en las TIC y la cultura corporativa.

Hay muchas maneras diferentes en que la tecnología puede impactar en los negocios. Los problemas relacionados con la colaboración, la comunicación y el rendimiento son, en la mayoría de los casos, las razones por las que las empresas inician una transformación del lugar de trabajo.

  • ¿Existen mejores formas para que los empleados y los clientes colaboren y se comuniquen?
  • ¿Los empleados pueden resolver problemas de forma independiente mediante el uso de herramientas de autoservicio?
  • ¿Cómo interactúa la alta dirección con sus equipos subordinados?
  • ¿Su organización busca una mejor participación e implicación de los empleados en todos los niveles?
  • ¿Las formas actuales de trabajar están lo suficientemente bien protegidas contra las ciberamenazas?

Intente profundizar más en su organización. Identifique escenarios del mundo real que inicien la base para el cambio. Averiguar por qué está iniciando un proceso de cambio en primer lugar y qué impacto tiene esto en los diferentes grupos de su empresa es crucial para el éxito.

  • ¿Los empleados tienen acceso a los documentos que necesitan, cuando los necesitan y esto no depende de la ubicación?
  • ¿Están tardando demasiado en penetrar en toda la organización ciertas noticias que se comparten internamente?
  • ¿Actualmente es necesario crear diferentes versiones de ciertos documentos? ¿Esto a veces causa el problema de encontrar la versión ‘final’ de un documento?
  • ¿Se crean nuevos empleados por el proceso actual de contratación e incorporación?
  • ¿Las conversaciones importantes se guardan y son accesibles para equipos completos?

Encuentre los defensores/patrocinadores ejecutivos adecuados que puedan ser un «impulso» para el cambio que se avecina. Puede ser, por ejemplo, un director ejecutivo o un grupo de empleados motivados. Estos no necesariamente tienen que ser empleados del departamento de TI.

  • ¿Hay apoyo de líderes que son visibles y pueden orientar el proyecto?
  • ¿Existen similitudes entre el negocio general y los objetivos de las partes interesadas?
  • ¿Se ha identificado un equipo con personas que puedan tomar la iniciativa?
  • ¿Está claro cuál es el impacto tanto positivo como negativo del cambio en todos los diferentes grupos relevantes de la organización?

Hable con el equipo de TI de su organización sobre los objetivos comerciales y cómo deben alinearse con la hoja de ruta tecnológica. Quizás ya se están utilizando varias soluciones tecnológicas que no se están aprovechando de forma óptima.

  • ¿Qué tecnologías tiene actualmente su organización que pueden contribuir a los objetivos comerciales generales?
  • ¿Cuál es el ‘cuello de botella’ que hace que la tecnología actual no sea lo suficientemente efectiva?
  • ¿Cómo encaja un cambio potencial en la estrategia empresarial y tecnológica general?
  • ¿Tiene su organización un socio confiable que pueda ayudarlo a encontrar las innovaciones y soluciones tecnológicas más adecuadas?

Invertir en la implementación constante de nuevas tecnologías por sí solo no es suficiente. Las personas de la organización deben ser capaces de adoptar la nueva tecnología y el cambio que conlleva. Esto requiere la necesaria concienciación y formación de la organización. A menudo sucede que los aspectos anteriores se olvidan.

  • ¿Su organización trabaja actualmente con un especialista en adopción que cree conciencia y brinde apoyo con la ‘incorporación’ interna de nuevas tecnologías (por ejemplo, O365)?
  • ¿Se ha diseñado un plan de gestión del cambio con factores de apoyo como patrocinadores, socios y líderes?
  • ¿Se ha trazado claramente qué impacto tendrá un próximo cambio para las personas y los equipos de la organización?
  • ¿Está su organización y sus empleados trabajando actualmente con escenarios de negocios de la ‘vida real’?

Fundamentalmente, el ‘líder del cambio’ no es solo un ‘adoptador’ fuerte para la organización, sino también una personalidad que cree activamente en las posibilidades de la nueva tecnología. Estos líderes simplifican el viaje de adopción de la organización al escuchar a otros empleados y actuar como defensores del cambio.

  • ¿Existe una conexión visible entre lo que apasiona a los empleados y las nuevas tecnologías?
  • ¿Se ha identificado un ‘líder del cambio’ que represente a su parte de la organización?
  • ¿Existe un plan disponible para motivar a los ‘líderes del cambio’ actuales o para crear más de estos líderes?
  • ¿Tienen los ‘líderes del cambio’ suficiente poder para proporcionar soluciones proactivas a los problemas de otros empleados?

No hay que hacer todo a la vez. Tan pronto como el cambio esté listo para implementarse, es inteligente realizar primero una prueba piloto. Se puede aprender mucho de este piloto en cuanto a aspectos tecnológicos y humanos.

  • ¿Tiene su organización tecnología que pueda monitorear el progreso temprano del cambio?
  • ¿Ha realizado un piloto con diferentes empleados?
  • ¿Tienes un objetivo claro de lo que quieres lograr con el piloto?

Una transformación del lugar de trabajo solo tiene éxito cuando las personas de una organización han integrado la nueva tecnología en su trabajo diario. Así que no pierda el impulso demasiado rápido y controle si ha logrado los resultados deseados con el cambio que se ha realizado.

  • ¿Ha solicitado retroalimentación y datos y ha sido analizado? ¿Han surgido ciertas ideas sobre cómo los empleados de su organización tratan con la nueva tecnología?
  • ¿No se han desmantelado demasiado rápido las partes ejecutoras pertinentes?
  • ¿Sigue creciendo la asociación con el socio de adopción externo? ¿Todavía hay potencial aquí?
  • ¿Realiza un seguimiento activo de los momentos de aprendizaje del proceso de cambio?

Cuando se utilizan nuevas plataformas sociales y de colaboración, a veces puede existir la necesidad de regular estas plataformas. El problema que puede surgir es la pérdida de valiosas conversaciones públicas informales entre empleados. Trate de no reprimir demasiado las conversaciones que los empleados de una empresa tienen entre sí.

  • ¿Existe actualmente una política de comunicación interna que los empleados deban cumplir?
  • ¿Su organización utiliza plataformas sociales para su comunicación y cumplen con la seguridad y el RGPD?
  • ¿Conoces las posibilidades y la responsabilidad en el campo de la apertura y transparencia en materia tecnológica?

Usar objetivos bien definidos es la mitad de la batalla. Siga averiguando qué está impactando y qué es lo mejor para el negocio y las personas que trabajan en él.

  • ¿Piensa el equipo de líderes que se ha vuelto más conectado con la organización desde que se implementó el cambio?
  • ¿Ha habido una mejor cooperación en la organización después del cambio? Entonces, por ejemplo, ¿menos correos electrónicos y más entregas?
  • ¿Se han involucrado más los empleados con la organización?
  • ¿La información importante es más accesible y segura que antes?

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